1   目的

对本公司反恐体系有关的文件和记录进行有效的控制,确保与反恐体系有关的各场所使用的文件和记录为有效版本.

2   范围

适用于与反恐体系有关的所有文件和记录的控制.

3                 职责

3.1文控负责所有受控文件的发放、修订、回收、销毁.

4   工作程序

4.1  文件的分类.

4.1.1 按文件的类型,分为:

a) 反恐条文手册；                           b) 程序文件；

c) 作业指引类文件(包括管理制度)；          

) d) 记录表格.

4.2  文件的编号标识.

4.2.1 程序文件编号:UDI-2011 -**,其中"UDI"为厂名,"2011"为制定年份"**"为反恐标准号码.而"C-TPAT-RS-**",其中"C-TPAT"表示反恐文件,"RS"表示部门, "**"表示作业指引类文件在该部门的序号,用两位阿拉伯数字表示.

4.2.2  a、b、c类文件均规定版本号,用"*/#"表示,其中"*"表示文件的版本序号,由A开始,每次换版后换一个字母；"#"表示文件在该版本下的修改序号,由0开始, 每次修改后序号加1.文件在同一版本下经修改3次后或须作大幅修改时,文件换版,由原版本号往后递进1个字母.

4.3  文件的编制、审核、批准.

4.3.1 a类文件由安全主任指定人员编制、管理者代表审核、总经理批准.

4.3.2 b类文件由各部门主管编制、管理者代表审核、总经理批准.

4.3.3 c类文件中的管理制度由各部门相关人员编制、管理者代表审核、总经理批准.

c类文件中的技术性文件以及e类文件由各部门相关人员编制、部门主管审核、管理者代表批准.

4.4文件的发放.

4.4.1责任部门根据文件的使用范围填写《文件申请单》相关负责人批准后交文控发放.

4.4.2文控对受控文件加盖红色"受控文件发行章",在《文件收发登记表》上登记发放.

4.5  文件的评审与修改.

4.5.1 文件使用部门应经常评审文件的适用性和可操作性,以便适用当今形势下的反恐需求,所有的程序文件必须严格审查,至少每6个月更新一次.发现文件需要修改时,填写《文件申请单》向审批人作出申请,所有文件的修改按原文件的编写程序进行审批.

4.5.2文件修改生效后,由文控按文件的发放范围收回修改前"受控"文件,发放修改后的文件.

4.6  文件的作废.

4.6.1 作废的文件由文控收回并加盖红色的"作废文件"印章.

4.6.2 作废文件由文控负责保存一份并作好标识后保存,其余销毁.

4.7外来文件的控制.

各种由本公司收集的国家及行业标准要由文件收集部门以《文件申请单》向管理者代表提出申请,批准生效后文控在《文件收发登记表》中记录并发放相关部门使用.

5    相关文件

   （无）

6  反恐表单记录

6.1文件申请单   

6.2 文件收发登记表

6.3文件修订申请单